Informace o oznamovacím systému a činnosti compliance officera pro společnosti ze skupiny Unicorn Systems
Skupina Unicorn Systems, kterou tvoří Unicorn Systems a.s., IČO: 25110853, se sídlem Praha 3, V Kapslovně 2/2767, PSČ 13000, a její dceřiné společnosti, jejichž seznam je uveden níže, si zakládají na dodržování etických a morálních zásad a jednání právním způsobem. Totéž pak vyžaduje i od všech osob, které se podílejí na její činnosti.
Společnosti ze skupiny Unicorn Systems zřizují v souladu se zákonem č. 171/2023 Sb., zákon o ochraně oznamovatelů (dále jen „zákon o ochraně oznamovatelů“), oznamovací systém, prostřednictvím kterého mohou dobrověrní oznamovatelé podávat compliance officerovi oznámení o každém protiprávním a neetickém jednání, a to i hrozícím, o kterém se dozví.
Společnosti skupiny Unicorn Systems sdílejí v souladu s ust. § 8 odst. 3 zákona o ochraně oznamovatelů jeden společný oznamovací systém a ve skupině funguje jeden compliance officer.
Co je to oznamovací systém a oznámení?
Oznamovací systém je tvořen oznamovacími kanály, prostřednictvím kterých mohou oznamovatelé podat oznámení o každém neetickém nebo protiprávním jednání, a to i hrozícím, o kterém se dozví a které má souvislost s činností některé ze společností skupiny Unicorn Systems.
Kdo může podávat oznámení?
Oznámení může podávat kdokoliv.
Oznámení můžete podat například tehdy, pokud jste zaměstnancem nebo spolupracující osobou některé ze společností skupiny Unicorn Systems, případně jejich dodavatelem, obchodním partnerem či klientem a z této pozici se dozvíte o protiprávním nebo neetickém jednání.
Společnosti skupiny Unicorn Systems dále nevylučují přijímání oznámení od osob, které pro ně nevykonávají práci nebo jinou obdobnou činnost dle ust. § 2 odst. 3 písm. a), b), h) nebo i) zákona o ochraně oznamovatelů.
Kteří oznamovatelé jsou chráněni?
Chráněni jsou všichni dobrověrní oznamovatelé.
Ochrana Vám náleží tehdy, pokud jste v době podání oznámení měli legitimní důvod se domnívat, že oznámené informace o protiprávním či neetickém jednání byly v době podání oznámení pravdivé.
Ochranu nepožívá pouze ten oznamovatel, který oznámení učinil, aniž by měl oprávněné důvody se domnívat, že se zakládá na pravdivých informacích. V pochybnostech se má za to, že oznámení bylo učiněno v dobré víře.
Co se oznamuje?
Oznámit můžete každé protiprávní nebo neetické jednání, které bylo učiněno v souvislosti s činností společností skupiny Unicorn Systems.
Protiprávním jednáním se přitom rozumí jakékoliv jednání v rozporu s platnými právními předpisy České republiky, Evropské unie, mezinárodními smlouvami, kterými je Česká republika vázána, tj. zejména, nikoli však výlučně
a) má znaky trestného činu,
b) má znaky přestupku,
c) porušuje zákon o ochraně oznamovatelů či Směrnici upravující vnitřní oznamovací systém skupiny Unicorn Systems,
protiprávním jednáním se dále rozumí jednání v rozporu pravomocnými rozhodnutími orgánu veřejné moci či vnitřními předpisy skupiny Unicorn Systems.
Neetickým jednáním se rozumí jakékoliv jednání v rozporu s pravidly obecné morálky.
Komu a jak se oznamuje?
COMPLIANCE OFFICER
Oznámení podávejte primárně compliance officerovi skupiny Unicorn Systems.
Compliance officer pro všechny společnosti skupiny Unicorn Systems je Vanda Havlová.
Compliance officerovi můžete oznámení podat prostřednictvím těchto oznamovacích kanálů:
a) vyplněním požadavku na compliance lince - ,
b) zasláním písemného oznámení na doručovací adresu compliance officera skupiny Unicorn Systems Vandy Havlové - EBC Classic 7, Budova N, Jankovcova 1037/49, 170 00 Praha - Holešovice (dále jen "písemné oznámení"), přičemž v tomto případě na obálku uveďte „neotvírat, pouze k rukám compliance officera“,
c) při osobním setkání s compliance officerem po předchozí žádosti, přičemž compliance officer má povinnost žádosti vyhovět a s oznamovatelem se sejít do 14 dnů od okamžiku žádosti.
Oznamovatel, který není spolupracovníkem společnosti skupiny Unicorn Systems, může využít veškeré výše uvedené oznamovací kanály, vyjma compliance linky, kterou může využít pouze pokud je uživatelem internetové služby Plus4U.
Anonymní oznámení je možné podat prostřednictvím písemného oznámení.
Komu a jak můžete dále oznámení podat, pokud tak z různých důvodů nechcete učinit u compliance officera?
DALŠÍ OSOBY
Pokud se Vaše oznámení týká přímo compliance officera, nebo pokud máte důvodnou pochybnost o jeho důvěryhodnosti či nestrannosti, nebo pokud nesouhlasíte s tím, aby bylo Vaše oznámení řešeno v rámci sdíleného oznamovacího systému pro všechny společnosti skupiny Unicorn Systems, můžete své oznámení učinit u předsedy statutárního orgánu příslušné společnosti ze skupiny Unicorn Systems, popřípadě u kteréhokoliv jeho člena, nemá-li statutární orgán předsedu, přičemž tyto osoby můžete kontaktovat písemně na jméno dané osoby a adresu sídla dané společnosti (viz kontaktní údaje níže) s označením „neotvírat, pouze k rukám nadepsaného člena statutárního orgánu“.
EXTERNÍ OZNAMOVACÍ SUBJEKT
V odůvodněných případech můžete oznámení učinit i u externího subjektu, kterým je: Mgr. Tereza Bártová, LL.M., advokátka, IČO 17649714, sídlo Španělská 770/2, 12000 Praha. Externí oznamovací subjekt můžete kontaktovat na advokat@terezabartova.cz.
Za odůvodněné případy se považuje zejména případ, kdy oznamovatel má pochybnost o důvěryhodnosti a nestrannosti compliance officera, předsedy statutárního orgánu příslušné společnosti ze skupiny Unicorn Systems (popř. libovolného členu statutárního orgánu této společnosti, pokud předseda není určen).
Shora uvedené osoby i externí oznamovací subjekt postupují při prošetření oznámení obdobně jako compliance officer.
Všichni výše uvedení jsou rovněž považováni za příslušné osoby dle ust. § 10 zákona o ochraně oznamovatelů, pročež jsou povinni postupovat v souladu se zákonem o ochraně oznamovatelů a chránit Vaši totožnost.
Pakliže nevyužijete žádnou z možností, oznámení můžete učinit rovněž u Ministerstva spravedlnosti.
Které informace jsou předmětem oznámení?
Do oznámení uveďte alespoň:
a)identifikaci dotčené osoby, tj. osoby, která se dopustila protiprávního nebo neetického jednání, je-li Vám známá,
b) popis nežádoucího jednání,
c) označení důkazů, svědků atp.,
d) kontakt na Vás, nepodáváte-li anonymní oznámení.
Po posouzení oznámení může vzniknout potřeba ze strany compliance officera Vás kontaktovat s žádostí o upřesnění oznamovaných informací. V tomto případě se na Vás compliance officer obrátí, pokud jste nepodali anonymní oznámení a pokud tento postup neohrozí ochranu Vaší totožnosti.
Kdo má přístup k informacím, které oznamovatel compliance officerovi sdělí?
Oznámení a další informace uchovává compliance officer způsobem, kterým neohrozí totožnost oznamovatele. Informace o Vaší totožnosti nesmí compliance officer sdělit nikomu dalšímu, nedáte-li mu k tomu výslovný souhlas. Obecně tedy platí, že Compliance officer neumožňuje třetím osobám se s oznámením a souvisejícími informacemi seznámit. Tato povinnost se týká i všech dalších informací, z nichž by bylo možné přímo či nepřímo Vaši identitu určit.
Compliance officer je osobně odpovědný za řádné a anonymní uchovávání získaných oznámení a dalších informací.
K informacím, které jsou předmětem Vašeho oznámení a které compliance officerovi sdělíte, má přístup pouze compliance officer, případně osoba, které jste oznámení podali. Pokud compliance officer s oznámením dále nakládá, tak pouze způsobem, který neohrozí ochranu Vaší totožnosti.
Compliance officer může dále vyhodnotit, že oznámení předá dále orgánu veřejné moci. I v tomto případě oznamovatele chrání.
Kdo má přístup k oznamovacím kanálům?
Přístup k oznamovacím kanálům má pouze compliance officer.
Přístup k oznamovacím kanálům umožňujícím podat oznámení dalším příslušným osobám odlišným od compliance officera má výhradně vždy ta osoba, které je takový oznamovací kanál určen (viz výše).
Jak compliance officer postupuje při prošetření oznámení?
Compliance officer Vám do 7 kalendářních dnů ode dne obdržení oznámení potvrdí jeho přijetí, ledaže byste v oznámení výslovně uvedli, že potvrzení o přijetí oznámení nemáte zájem, příp. pokud by compliance officer takto ohrozil utajení Vaší totožnosti.
Compliance officer Vás za standardních okolností nejpozději do 30 dnů písemně informuje o důvodnosti oznámení, ve složitých případech může compliance officer lhůtu prodloužit o dalších 30 dnů, nejvýše však dvakrát. O prodloužení lhůty a důvodech compliance officer písemně vyrozumí oznamovatele před uplynutím původní lhůty.
V případě, že compliance office vyhodnotí oznámení jako důvodné, doporučí nebo přijme nápravné opatření.
Bude-li se jednat o trestný čin, předá závěry svého prošetření orgánům činným v trestním řízení. V určitých případech pak jinému správnímu orgánu pro prošetření spáchání přestupku.
Jakým způsobem compliance officer oznamovatele chrání?
Compliance officer chrání Vaši totožnost dle příslušných ustanovení zákona o ochraně oznamovatelů a získané osobní údaje zpracovává v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů).
Povinností compliance officera je rovněž zabránit, aby byla vůči Vám v souvislosti s podáním oznámení učiněna jakákoliv odvetná opatření. Compliance officer musí zabránit, abyste byli jako dobrověrní oznamovatelé za podání oznámení jakkoliv potrestáni.
Mohu se na compliance officera obrátit s žádostí o konzultaci?
Na compliance officera se neváhejte obrátit, nejste-li si jisti, jestli určité jednání učiněné v souvislosti s činností skupiny Unicorn Systems, nemůže být jednáním neetickým či protiprávním.
Stejně tak se na compliance officera obraťte i tehdy, pokud váháte s podáním oznámení z důvodu, že si nejste jisti, zda se o neetické či protiprávní jednání skutečně jedná.
Compliance officer i v tomto případě Vaši totožnost chrání.
Které společnosti spadající do skupiny Unicorn Systems sdílejí tento oznamovací systém?
Unicorn Systems a.s., IČO: 25110853, se sídlem Praha 3, V Kapslovně 2/2767, PSČ 13000, vedená u Městského soudu v Praze pod sp. zn. B 4579,
Unicorn Business Systems a.s., IČO: 21940321, se sídlem V kapslovně 2767/2, 130 00 Praha 3, vedená Městským soudem v Praze v oddíle B, vložce 29044,
Unicorn Cloud Systems a.s., IČO: 21940665, se sídlem V kapslovně 2767/2, 130 00 Praha 3, vedená Městským soudem v Praze v oddíle B, vložce 29045,
Unicorn Grid Systems a.s., IČO: 21941343, se sídlem V kapslovně 2767/2, 130 00 Praha 3, vedená soudem v Praze v oddíle B, vložce 29046,
Unicorn Market Systems a.s., IČO: 21941751, se sídlem V kapslovně 2767/2, 130 00 Praha 3, vedená Městským soudem v Praze v oddíle B, vložce 29047
Unicorn Systems HSI s.r.o., IČO 45314951, se sídlem V Kapslovně 2767/2 Žižkov, 130 00 Praha 3, vedená u Městského soudu v Praze pod sp. zn. C 7470,
Unicorn Systems IDS, s.r.o., IČO: 28525051, se sídlem V Kapslovně 2767/2, Žižkov, 130 00 Praha 3, vedená u Městského soudu v Praze pod sp. zn. C 147933,
Unicorn Systems Telco s.r.o., IČO: 10951164, se sídlem V Kapslovně 2767/2 Žižkov, 130 00 Praha 3, vedená u Městského soudu v Praze pod sp. zn. C 354240,
Axelum s.r.o., IČO: 25639056, se sídlem V Kapslovně 2767/2 Žižkov, 130 00 Praha 3, vedená u Městského soudu v Praze pod sp. zn. C 57071,
Unicorn Systems E s.r.o., IČO: 26427851, se sídlem V Kapslovně 2767/2 Žižkov, 130 00 Praha 3, vedená u Městského soudu v Praze pod sp. zn. C 81479,
Unicorn Systems NL B.V., IČO (KVK): 60323108, číslo pobočky 000029532582, se sídlem Jansbuitensingle 7, 6811 AA Arnhem,
Unicorn SYSTEMS No AS, IČO:922326517, se sídlem Langveien 51, 6510 Kristiansund,
Unicorn Business Systems SK s.r.o., IČO:35 771 917, se sídlem Central 5, Ševčenkova 34, Bratislava 851 01.
